Het geheim van een uniek relatie-evenement

Het geheim van een uniek relatie-evenement

Iedere dag ontvangt menige zakenrelatie uitnodigingen voor relatie-evenementen. Een seminar, een klantendag, een netwerkborrel of een diner: bedrijven zien zakelijke evenementen als de manier om de relatie met (top)klanten te versterken. Tijdens deze bijeenkomsten komen relaties met elkaar in een informele sfeer in contact, wat een effectieve manier is om naast een zakelijke ook een persoonlijke band op te bouwen. Ondanks de toenemende populariteit van dergelijke evenementen, is succes niet gegarandeerd. De gemiddelde no-show ligt momenteel (nog) tussen de 20-30%, een te hoog percentage dat het rendement uit het relatiebudget terugdringt.

Relatie-evenementen zijn één van de meest krachtige manieren om een zakelijke relatie op te bouwen en te versterken. Uit onderzoek van Marketing Options Internation blijkt dat 92% van de B2B’s dergelijke bijeenkomsten inzet om met klanten in contact te komen. Toch worstelen bedrijven met de vraag: hoe zorg ik ervoor dat ik meer rendement uit mijn relatiebudget haal?

Tip 1: weet wie u voor welk evenement uitnodigt

Breng in kaart welke klanten u wilt uitnodigen en krijg inzicht in hun interesses. Gaat de genodigde graag naar een voetbalwedstrijd? En zo ja: van welke club is hij een supporter? Of gaat hij liever naar een popconcert van zijn favoriete artiest? Het relatie-evenement wordt in de regel na werktijd bezocht. Als het evenement in het verlengde ligt van de vrijetijdsbesteding van de relatie is de kans groter dat hij op de uitnodiging ingaat. Kortom: krijg inzicht in waar uw klanten van houden in plaats van hen “zomaar” uit te nodigen.

Het bedrijf fisher Electronics Benelux, Marktleider in bevestigingstechnieken, bezocht met vier topklanten naar de Formule-1 in Monaco. “Het waren fantastische dagen en deze relaties geven aan nooit meer bij ons weg te willen”, vertelt Raymond Hensen – oprichter en directeur fisher Electronics Benelux. Er is geen betere manier om met fans van de Formule-1 een persoonlijke band op te bouwen.

Tip 2: doe de uitnodigingen ruim van te voren de deur uit

Agenda’s staan vol met afspraken. Zorg er daarom voor dat klanten een aantal weken van te voren zijn uitgenodigd. De kans dat zij deze dag vrijhouden is dan groter. Ga uit van hoe u uw vrije tijd inplant. Des te eerder u een uitnodiging ontvangt, hoe groter de kans is dat u op de uitnodiging ingaat.

Sharp Electronics Benelux is een belangrijke speler op het gebied van verkoop en distributie van business systemen: printers, Multi Functional Printers en kassa’s. Om ervoor te zorgen dat klanten producten van Sharp blijven afnemen, is een goede organisatie en uitvoering van het relatiebeheer nodig. Zij nodigen hun relaties uit voor diverse evenementen, waarbij het uitnodigingstraject soepel verloopt en zij inmiddels een opkomst hebben gerealiseerd van 95%.

Tip 3: blijf met de genodigden in contact

Creëer een beleving rondom het evenement. Stuur bijvoorbeeld in de weken voorafgaand aan het evenement interessante nieuwsberichten en relevante informatie over het evenement op. Door op verschillende momenten contact met de relatie op te nemen, vergroot u de betrokkenheid bij het event. Ook in de weken na het evenement vergroot een extra contactmoment de kans dat de relatie de volgende keer weer op uw uitnodiging in zal gaan. Say it, say it again, say it differently, repeat it en share it.

Peter Hoorn – Managing director Sharp Electronics Benelux – vertelt over de verschillende contactmomenten met zijn relaties. “Onze relaties worden uitgenodigd, krijgen een herinnering toegestuurd, hebben telefonisch contact met hun contactpersoon over de planning en organisatie en ontvangen vervolgens de uitnodiging. Een accountmanager van Sharp brengt de uitnodigingen persoonlijk langs, een extra service die de uitnodiging persoonlijker maakt. Door na afloop telefonisch contact op te nemen, weet Sharp hoe de klant het evenement heeft ervaren en waar verbeteringen in zijn aan te brengen. Ik zie in de waardering van de klanten dat zij onze dienstverlening als zeer positief ervaren en de extra service die zij ontvangen linken met Sharp. Een dergelijke connectie met Sharp is nodig om de relatie met de betreffende partij te kunnen versterken”, aldus Peter.

Meer rendement uit het relatiebudget

De manier waarop relaties worden uitgenodigd en of voldoende betrokken worden bij het evenement heeft invloed op het voordeel dat u uit het relatiebudget haalt. Met een gestructureerd uitnodigingstraject versterkt u de relatie met klanten, trekt u de aandacht van potentiële klanten en neemt de (emotionele) betrokkenheid met het bedrijf toe. Het één-op-één contact vergroot de kans dat de gewenste boodschap overkomt.

Ken uw klant

Prettig contact in een ongedwongen sfeer versterkt de relatie. Uw relaties uitnodigen voor een voetbalwedstrijd, concert of seminar is dan ook een goede manier om het klantcontact te verstevigen. Echter, voordat uw uitnodiging de aandacht heeft is meer nodig dan alleen het versturen ervan. Door het evenement te koppelen aan interesses bijvoorbeeld onderscheidt u zich van het geheel. Uw relaties zien de uitnodiging als een beloning voor de samenwerking, wat de betrokkenheid bij het bedrijf vergroot. Het koppelen van het juiste evenement aan een relatie is de eerste stap, maar om de opkomst op het evenement te vergroten is een gestructureerd uitnodigingstraject van belang. Zorg ervoor dat er in de weken voorafgaand aan het evenement voldoende contact wordt opgenomen met de genodigde. Een simpel telefoontje, het versturen van relevante informatie of het langs brengen van de uitnodiging zijn voorbeelden van het creëren van aandacht rondom het evenement. “Tell me and I’ll forget, show me and I may remeber, involve me and I’ll understand”

Biedt u al een uniek relatie-evenement aan? Maar vindt u de opkomst op het evenement tegenvallen? in ons artikel: ‘zes manieren om de opkomst tijdens uw relatie-evenement te verhogen’leest u tips over hoe uw opkomstpercentage te verhogen.

Wveen.com - William van veen